Выплата ЗП через кассу документы

Содержание

Выдаем зарплату из кассы: вспоминаем, как это было

Выплата ЗП через кассу документы

Сейчас будет не так просто найти компанию, где, как в старые добрые советские времена люди выстраивались в очередь перед окошком с манящей вывеской «Касса», ожидая получить свои честно заработанные деньги.

Многие могут даже подумать, что эта практика окончательно канули в лету по причине того, что на смену классической форме расчетов с сотрудниками уже давно пришла безналичная форма выплат и зарплатные проекты. Как бы ни так.

В силу различных обстоятельств компания может принять решение выдавать денежные средства именно в натуральном, т.е. «бумажном» виде. В некоторых сферах бизнеса такая практика никуда не исчезала. К примеру, в ресторанном деле, где персонал может получать оплату за свой труд ежедневно.

Значит ли это, что только там и возможна ее выплата через кассу или же такая опция остается возможной к использованию другими компаниями? Все не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В чем необходимость?

Невзирая на то, что мы живем в эпоху технологического прогресса, включающего в себя вышеупомянутый интернет-банкинг, некоторым компаниям выгодно расплачиваться сотрудниками за наличный расчет, к чему они и прибегают в отдельно взятых случаях.

Как правило, такие взаиморасчеты с персоналом происходят тогда, когда денежные средства до кассы как раз и не доходят. Здесь речь идет о так называемом «черном нале», который свободно получается и передается через бухгалтера или директора организации.

К примеру, компания ООО «СпешалРесурс» занимается куплей-продажей автомобильных запчастей. Директор фирмы Сергеев И.В. продает своему знакомому автомобильных запчастей бывших в употреблении на сумму 100000 рублей.

Сделка была проведена на одном из городских рынков. Далее господин Сергеев возвращается в офис и выдает заработную плату своему бухгалтеру и помощнику заработную плату, что в сумме составляет приблизительно столько же, сколько он получил от своего покупателя.

В данном случае, деньги не были нигде учтены, и подобная махинация считается абсолютно незаконной как с точки зрения налогового, так и со стороны трудового законодательства.

Необходимость директора не платить заработную плату официально сводится к желанию уклониться от уплаты налогов, что по определению является уголовно наказуемым деянием.

Как и кто выдает зарплату из кассы официально?

Согласно пункту 17 Порядка ведения кассовых операций, зарплату из кассы выдает кассир. В компаниях, которые не имеют в штате кассира, вынуждены прибегать к помощи главного бухгалтера или другого уполномоченного сотрудника.

Случается, что подразделения организации (цеха, склады) расположены в территориальной отдаленности от головного офиса, где выплачивают зарплату. В этой ситуации руководитель вправе назначить любого из своих подчиненных исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

В том случае, если именно на него будет возложена такая ответственность, следует сделать следующее:

  1. Оформить приказ руководителя о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты лицом;

  2. Заключить с этим сотрудником договор о полной материальной ответственности.

Кассир и другой сотрудник, уполномоченный выдавать зарплату, выдавать деньги по одной ведомости не должны. Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, в частности:

  1. Наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера;

  2. Правильность оформления документов;

  3. Наличие перечисленных в документах приложений.

В пункте 20 Порядка ведения кассовых операций говорится о том, что в случае обнаружения нарушений выплаты не производятся, а документы должны быть возвращены в бухгалтерию для надлежащего оформления.

В соответствии с пунктом 19 Порядка ведения кассовых операций бухгалтер составляет платежные документы на выдачу зарплаты. Их можно заполнять шариковой ручкой, чернилами или на компьютере. Исправления в этих документах делать нельзя.

Зарплату через кассу можно выдавать:

  1. По расчетно-платежной (платежной) ведомости;

  2. По расходному кассовому ордеру.

В том случае, если организация выдает зарплату по ведомости, применяется ведомость по форме № Т-49 или № Т-53. На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же следует указать срок выплаты зарплаты.

Кассир выдает зарплату сотрудникам при предъявлении ими удостоверения личности. Допускается предъявление служебного удостоверения (другого служебного документа), в котором есть фотография получателя денег и его подпись.

В ведомости напротив своей фамилии сотрудник должен расписаться в получении денежных средств.

Если зарплату выдает не кассир, то на ведомости пишется: Деньги по ведомости выдавал (подпись).

В том случае, если зарплату выдает не кассир, а другой сотрудник, при получении им денег из кассы специалисты советуют оформить на него расходный ордер как на подотчетное лицо. Это позволит избежать проблем при кассовой проверке.

После выдачи зарплаты раздатчик должен будет отчитаться за полученные суммы по авансовому отчету. Документом, который подтверждает расходы по авансовому отчету, станет расчетно-платежная (платежная) ведомость с личными подписями сотрудников, получившими зарплату.

Дату и номер авансового отчета надлежит указать в ведомости, по которой раздатчик выдавал «кровно заработанные» своим коллегам.

После окончания срока выплат кассир должен зафиксировать общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписать ведомость.

При этом, стоит отметить, что на всю выданную сумму составляется один расходный кассовый ордер. Его дату и номер нужно проставить в ведомости.

После проверки и подписи ведомости бухгалтером кассир должен подшить ее вместе с ордером в отчет кассира.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам. В этом случае ордера по форме № КО-2 следует заполнить на каждого сотрудника отдельно. Данные, удостоверяющие личность сотрудника, надлежит вписать в соответствующие графы ордера.

Получив деньги, сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Надо отметить, что отсутствие подписи получателя денег в ведомости или в расходном ордере расценивается как недостача в кассе. Сумму недостачи будут взыскивать с кассира.

После выдачи денег по расходному ордеру кассир должен сразу же подписать его. По расходному ордеру зарплату можно выдать только в день его оформления (абзац. 4 п. 19 Порядка ведения кассовых операций). Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен предъявить доверенность.

В ведомости перед подписью получателя денег кассир должен написать: «По доверенности. Доверенность прилагается к ведомости». В расходном ордере после фамилии, имени и отчества сотрудника указываются фамилия, имя и отчество человека, которому доверено получение денег. Доверенность прилагается к ордеру.

Доверенность на получение зарплаты не относится к документам, которые обязательно нотариально заверять. Вместо нотариуса доверенность могут заверить, например, организация, в которой работает или учится сотрудник или же жилищно-экплуатационная организация по местожительству сотрудника.

Человек, получивший доверенность на получение зарплаты, может передоверить свои полномочия другому гражданину. Заверять такую доверенность нотариально также не нужно.

При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете используется следующая проводка:

Дебет 70 Кредит 50 — выплачена зарплата из кассы.

Почему безналичная форма расчета лучше?

Мы все в большинстве своем получаем заработанные деньги на свои банковские карты и настолько привыкли к этому, что едва ли представляем себе какой-то другой формат оплаты труда в рамках сегодняшнего дня.

Безналичная форма оправдала себя на все 100%. Во-первых, с точки зрения работника, отпадает прямая необходимость носить с собой крупные суммы денежных средств и переживать за то, «как бы сумку кто не украл».

Во-вторых, с точки зрения работодателя, нет нужды заказывать в банке наличные деньги. В особенности это актуально для крупных предприятий, где зарплатный фонд исчисляется миллионами.

В-третьих, ни на кого не надо возлагать так называемую «полную материальную ответственность», о которой шла речь в случае с кассиром или же с тем лицом, кому делегированы данные полномочия.

В связи с этим, если у компании нет как таковой необходимости выплачивать своим работникам зарплату «на руки» в прямом смысле этого слова, рекомендуем придерживаться все-таки режима электронного перевода денежных средств.

Резюме

Очевидно, что описываемая для пользователей услуги «облачный сервис 1С» тема затрагивает минимум потребностей современного бухгалтера с одной лишь пометкой, что к данной методике взаиморасчетов можно прибегнуть в любой момент. Скажем, если у в компании по какой-то причине не работают электронные сервисы фактического перевода денег. Пример такой, как с калькулятором. Если он перестал функционировать или же его нет под рукой, можно взять лист бумаги и начать считать «столбиком», как мы делали это когда-то давно в школе. Иногда все-таки полезно возвращаться, так сказать, к «истокам», дабы не терять профессиональную форму. В нашем деле это весьма и весьма полезно.

Большое вам спасибо за внимание и до новых встреч на страницах нашего блога!

Источник: https://scloud.ru/blog/vydaem_zarplatu_iz_kassy_vspominaem_kak_eto_bylo/

Как выплатить зарплату через кассу — НалогОбзор.Инфо

Выплата ЗП через кассу документы

Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

Для этого нужно:

  • оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
  • ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:

  • по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • по расходному кассовому ордеру.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

  • наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм цифрами суммам прописью;
  • при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты.

Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ).

Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

  • подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
  • передать ведомость сотруднику для подписания;
  • после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
  • выдать деньги сотруднику.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость.

Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Выплата по доверенности

Если зарплату сотрудника получает другой человек, он должен предъявить доверенность. В ведомости перед подписью получателя денег кассир должен написать: «По доверенности».

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие:

  • фамилии, имени, отчества получателя в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
  • указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица, данным предъявленного им документа;
  • указанных в расходном кассовом ордере данных документа, удостоверяющего личность получателя, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру.

Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию.

Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: кем может быть заверена доверенность на получение зарплаты через кассу организации?

Доверенность на получение зарплаты не относится к документам, нотариальное заверение которых обязательно.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции (за исключением ценной), может быть удостоверена:

– организацией, в которой доверитель работает или учится;

– администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.

Человек, получивший доверенность на получение зарплаты, не может передоверить свои полномочия другому гражданину. Дело в том, что передоверие в случае получения зарплаты (иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, авторских вознаграждений, пенсий, пособий, стипендий) не допускается (п. 5. ст. 187 ГК РФ).

От имени организации, где работает сотрудник, доверенность на получение зарплаты может заверить руководитель организации либо иное лицо, обладающее соответствующими полномочиями (ст. 53, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст.

 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Кроме того, руководитель может передать свои полномочия другому человеку по доверенности в простой письменной форме (ст. 187 ГК РФ, ст. 42 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г.

№ 208-ФЗ).

Бухучет

При выдаче зарплаты наличными деньгами в бухучете сделайте проводку:

Дебет 70 Кредит 50

– выплачена зарплата из кассы.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 70).

Выплата депонированной зарплаты

Сотрудник, желающий получить депонированную зарплату, должен уведомить об этом организацию в устной либо письменной форме.

На выплату зарплаты (в т. ч. депонированной) можно использовать как деньги, полученные в банке, так и свою выручку.

Специальный срок для выплаты депонированной зарплаты законодательством не установлен. По общему правилу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца.

Конкретный день прописывается в Правилах трудового распорядка, трудовом (коллективном) договоре (ст. 136 ТК РФ).

Например, можно предусмотреть, что при наличии достаточных средств в кассе организации депонированные суммы выплачиваются в день обращения сотрудника.

Депонированную зарплату сотруднику выдавайте по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) (п. 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В бухучете при выплате депонированной зарплаты сделайте проводку:

Дебет 76-4 Кредит 50

– выплачена сотруднику депонированная зарплата.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 76).

Пример выплаты сотруднику депонированной зарплаты

В ЗАО «Альфа» срок выдачи зарплаты – 3-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации. Менеджерам организации зарплата за январь выдана 3 февраля. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.

Менеджер организации А.С. Кондратьев не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована.

Менеджер вышел на работу 10 февраля и в письменной форме уведомил бухгалтерию о своем намерении получить депонированную зарплату.

В трудовом договоре с сотрудником указано, что депонированная зарплата выдается по письменному заявлению сотрудника в следующие сроки:

  • либо в день обращения за выплатой – если в кассе организации достаточно средств;
  • либо в течение трех дней со дня обращения за выплатой – если необходимую сумму нужно получить в банке.

Деньги на выплату депонента бухгалтер получил из банка 12 февраля. В этот же день депонированная зарплата была выплачена сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2).

В учете выдача депонированной зарплаты отражена проводкой:

Дебет 76-4 Кредит 50
– 52 200 руб. – выплачена сотруднику депонированная зарплата.

Источник: http://NalogObzor.info/?p=149

Как выплатить заработную плату из кассы

Выплата ЗП через кассу документы

Чтобы выплатить заработную плату из кассы, оформите расчетно-платежную ведомость или платежную ведомость. На их основании составьте расходный кассовый ордер (РКО) и сделайте запись в кассовой книге, а затем отразите операцию в бухучете.

При выплате заработной платы одному работнику ведомости на выплату зарплаты можно не оформлять, достаточно оформить РКО.

Сколько дней можно выдавать заработную плату из кассы

Руководитель вашей организации может определить на выплату заработной платы из кассы любой срок в пределах пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег на эту выплату в банке) с учетом даты выплаты зарплаты, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.

Срок выдачи наличных денег должен быть указан в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Срок выдачи зарплаты в случае выплат отдельным работникам по расходному кассовому ордеру (РКО) не устанавливают. Дело в том, что РКО на отдельного работника оформляют непосредственно в день выдачи ему зарплаты при увольнении, отпускных и иных аналогичных выплат.

Как оформить выплату заработной платы из кассы

При оформлении документов для выдачи заработной платы придерживайтесь следующего порядка:

1. Платежные документы для кассира должна подготовить бухгалтерия. Это могут быть (п. 6 Указания N 3210-У):

— расчетно-платежная ведомость;

— платежная ведомость;

— РКО, если заработную плату нужно выдать отдельному работнику.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные ведомости, полученные из бухгалтерии, на наличие в них подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — руководителя) и их соответствие образцам, а также сверить соответствие сумм цифрами суммам прописью (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

2. При выдаче денежных средств кассир должен (пп. 6.5, 2 п. 6 Указания N 3210-У):

— подготовить сумму наличных денег к выдаче;

— передать расчетно-платежную или платежную ведомости (РКО при выдаче зарплаты одному работнику) для подписания получателем наличных денег;

— пересчитать сумму к выдаче в присутствии работника;

— выдать наличные деньги в сумме, указанной в ведомостях или РКО.

Обратите внимание, кассир может выдать наличные только лицу, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в РКО и доверенности (в случае получения по доверенности), после предъявления им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

В случае получения заработной платы за работника другим лицом в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) должна быть сделана запись «по доверенности». Доверенность или ее копию (если доверенность оформлена на несколько выплат) нужно приложить к платежным документам (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

3. Если выдача денег происходит по расчетно-платежной или платежной ведомости, то в последний день выдачи кассир должен (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У):

— проставить штамп или сделать запись «депонировано» напротив фамилий работников, которым выдача не произведена;

— подсчитать фактически выданную по ведомости и депонированную зарплату, сверить эти суммы с итоговой с суммой в ведомости;

— подписать и передать ведомость бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).

4. Получив от кассира ведомость, бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель) должен в день получения (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У):

— подписать ведомость;

— оформить РКО на сумму выданной по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости заработной платы;

— указать дату и номер РКО на последней странице ведомости.

5. Кассир на основании РКО (выписанного на конкретного работника либо на общую сумму по ведомости) делает запись в кассовой книге.

Как оформить платежные ведомости на выплату заработной платы

Для выплаты заработной платы работникам организации применяют унифицированные формы N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» и N Т-53 «Платежная ведомость», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Указанные документы не нужно составлять на работников, получающих зарплату по платежным картам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1).

Как оформить расчетно-платежную ведомость по унифицированной форме N Т-49

Порядок заполнения расчетно-платежной ведомости определен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Расчетно-платежную ведомость по унифицированной форме N Т-49 оформляют в одном экземпляре. Она служит сразу и для расчета, и для выплаты зарплаты работникам, поэтому в случае ее применения расчетные ведомости и платежные ведомости составлять не нужно.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости нужно указать общую сумму к выплате работникам и подписать ведомость у руководителя и главного бухгалтера.

В графах 8 — 13 «Начислено, руб.» проставляют суммы по видам выплат, а также другим доходам работников в виде различных социальных и материальных благ.

Зарплату начисляют на основании данных по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов (например, наряд-заказов, табелей учета рабочего времени и т.п.

).

В графах 15 — 18 «Удержано и зачтено, руб.» отражают суммы НДФЛ и других удержаний из зарплаты работников.

В графе 21 «к выплате» рассчитывают сумму к выплате работникам, определяемую как разница между суммами начислений и удержаний.

В графе 23 «подпись (запись о депонировании суммы)» работники при получении зарплаты должны поставить подписи напротив своих фамилий.

А если зарплату за работника получает другое лицо, в графе 23 нужно указать «по доверенности».

Если по истечении срока на выплату зарплаты зарплата получена не всеми работниками, в графе 23 напротив их фамилий нужно сделать отметку «Депонировано».

На последней странице ведомости должны быть указаны итоговые суммы фактически выплаченной и подлежащей депонированию зарплаты, а также реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

В последний день выдачи зарплаты расчетно-платежная ведомость на последней странице подписывается кассиром, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Как оформить платежную ведомость по унифицированной форме N Т-53

Порядок заполнения платежной ведомости определен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Платежную ведомость по унифицированной форме N Т-53 оформляют в одном экземпляре. Она служит для выплаты зарплаты работникам. В случае ее применения нужно составлять расчетные ведомости для расчета заработной платы. Ведомость действует в течение срока на выдачу зарплаты, установленного руководителем.

На титульном листе платежной ведомости необходимо указать общую сумму к выплате работникам и подписать ведомость у руководителя и главного бухгалтера.

В графе 5 «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» работники при получении зарплаты должны поставить подписи напротив своих фамилий.

А если зарплату за работника получает другое лицо, в графе 5 нужно указать «по доверенности».

Если по истечении срока на выплату зарплаты зарплата получена не всеми работниками, в графе 5 в последний день выдачи зарплаты напротив их фамилий нужно сделать отметку «Депонировано».

В графе 6 «Примечание» при необходимости нужно указать номер предъявленного получателем документа (например, доверенности, если за работника зарплату получает другое лицо).

На последней странице ведомости должны быть указаны итоговые суммы фактически выплаченной и подлежащей депонированию зарплаты, а также реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

В последний день выдачи зарплаты платежная ведомость на последней странице подписывается кассиром, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Закрытую ведомость регистрируют в журнале регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а).


В платежные ведомости можно вносить исправления
, если вы обнаружили ошибку.

Ее можно исправить, указав дату исправления и заверив его подписями лиц, составивших и подписавших документ (кассира, бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя), с расшифровкой подписи (ч.

7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

Срок хранения платежных ведомостей составляет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов):

  • 5 лет после отчетного года, в котором по ним была выдана зарплата, если ваша организация ведет лицевые счета;
  • 75 лет после отчетного года, в котором по ним была выдана зарплата, если ваша организация не ведет лицевые счета.

Как оформить РКО на выплату заработной платы

РКО на выплату заработной платы составьте по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

В строке «Основание» в РКО нужно указать содержание хозяйственной операции, например, «заработная плата за вторую половину марта 2018 года».

РКО может быть составлен (п. 6 Указания N 3210-У):

  • на выплату заработной платы одному работнику;
  • на выплату заработной платы работникам по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

РКО на выплату одному работнику (без оформления платежных ведомостей) может быть составлен, например, если работник получает заработную плату при увольнении, отпускные или сумму ранее депонированной зарплаты.

В таком случае РКО заполняется в общем порядке. В частности, в РКО на выплату одному работнику укажите:

в строке «Выдать» — фамилию и инициалы работника или лица, получающего зарплату за работника по доверенности;

в строке «По» — паспортные данные (или данные другого документа, удостоверяющего личность) работника или лица, получающего зарплату за работника по доверенности;

в строке «Приложение» — реквизиты доверенности, если за работника зарплату получает другое лицо.

Получатель должен указать сумму полученной зарплаты, а также поставить дату получения и подпись.

Пример РКО на выплату заработной платы одному работнику

РКО на выплату заработной платы по платежным ведомостям должен быть составлен на дату закрытия ведомости, то есть в последний день выдачи зарплаты. В РКО укажите:

в строке «Сумма» — общую сумму фактически выплаченной по ведомостям зарплаты;

в строке «Приложение» — даты и номера расчетно-платежных ведомостей или платежных ведомостей, по которым была выплачена зарплата.

Строки «Выдать» и «Получил» не заполняйте, так как все необходимые данные есть в платежных ведомостях.

Пример РКО на выплату заработной платы работникам по расчетно-платежной ведомости

Как отразить выплату заработной платы в бухучете

Выплату заработной платы из кассы отразите проводкой:

операции Дебет Кредит Первичный документ
Выплачена заработная плата 70 50-1 Расходный кассовый ордер

При депонировании начисленной, но не выплаченной в срок заработной платы сделайте запись:

операции Дебет Кредит Первичный документ
Депонирована сумма неполученной заработной платы 70 76-4 Расчетно-платежная ведомость(Платежная ведомость)

Выплату депонированной заработной платы отразите проводкой:

операции Дебет Кредит Первичный документ
Депонированная заработная плата выплачена работнику 76-4 50-1 Расходный кассовый ордер

Как оформить и отразить в бухучете возврат в кассу заработной платы, излишне выплаченной работнику

На сумму, полученную от работника, оформите приходный кассовый ордер (п. 5 Указания N 3210-У). Операцию по получению денег в кассу отразите в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Возврат работником в кассу излишне выплаченной заработной платы отразите проводкой:

операции Дебет Кредит Первичный документ
Излишне выплаченная зарплата возвращена работником в кассу 50-1 70 Приходный кассовый ордер

Источник: http://urist7.ru/nalog/buxgalterskij-uchet/kak-vyplatit-zarabotnuyu-platu-iz-kassy.html

Как сделать выплату через банк и через кассу в 1с зуп: выплата зарплаты в 1С

Выплата ЗП через кассу документы

Здравствуйте уважаемые читатели блога zup1c. В очередном материале мы поговорим об отражении самой приятной для работников и душераздирающей для руководства процедуре – выплате заработной платы в 1С ЗУП.

В программе предусмотрена автоматизация двух вариантов выплаты: через кассу и через банк.

Также существует возможность упрощенного учета выплаты, при котором РКО (Расходный Кассовый Ордер) или документы выплаты через банк вообще не вводятся, а зарплата считается выплаченной при проведении документа «Зарплата к выплате». О такой возможности упрощенного учета я писал в статье «Настройка параметров учета» в 1С ЗУП: «Выплата зарплаты» в разделе про настройку «Упрощенный учет взаиморасчетов».

Сегодня же мы поговорим про документ «Зарплата к выплате», про «Расходный кассовый ордер»при отражении выплаты через кассу и про пару документов «Платежное поручение исходящее» + «Выписка из банка на перечисление зарплаты», которые регистрируют выплату сумм через банк. Также поговорим про лицевые счета и банки в 1С ЗУП.

Выплата зарплаты через кассу в 1С ЗУП

Для начала будем предполагать, что в «Параметрах учета» на закладке «Выплата зарплаты» снята галочка «Упрощенный учет взаиморасчетов» (подробнее об этом писал тут).

Теперь чтобы зарплата в системе считалась выплаченное будет недостаточно провести лишь документ «Зарплата к выплате» и следует на его основании ввести документ «Расходный кассовый ордер».

Создадим новый документ «Зарплата к выплате». Вообще о том как работать в этом документе я писал в статье из серии обзорных публикаций о последовательности расчета зарплаты в 1С ЗУП: Часть 3: Выплата зарплаты.

Инструкция по 1с ЗУП для начинающих. Итак, в новом документе необходимо заполнить следующие поля:

  • Месяц начисления – указываем период, за который выплачивается зарплата. Если в параметрах учета установлена настройка «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», то при заполнении этого документа будут учитываться лишь суммы начисленные в указанном периоде начисления. Если же этот параметр не установлен в активное положение, то документ заполняется по принципу остатка задолженности перед сотрудником на конец указанного месяца начисления. Подробнее про указанную настройку параметров учета можете также почитать в статье, на которую я уже ссылался чуть ранее – здесь.
  • Способ выплаты – может иметь два состояния «через кассу» и «через банк». Выбор определяет набор полей документа, прикрепленных печатных форм, а также определяет тот документ, который будет создаваться «на основании» текущего: либо «Расходный кассовый ордер», либо «Платежное поручение исходящее». Выбираем значение «через кассу».
  • Поле «Выплачивать» — определяет то, откуда программа будет брать данные при заполнении этого документ. Мы выберем значение «Зарплата», при этом табличная часть документа будет заполняться всеми начислениями, которые не были выплачены. Также есть значения «Плановый аванс» и «Аванс за первую половину месяца», о которых я писал в статье Выплата аванса в 1С ЗУП. Фиксированный аванс и аванс за первую половину месяца пропорционально отработанному времени. Также есть значения для выполнения межрасчетных выплат: «пособия по больничным листам», «отпуск по беременности и родам», «отпускные», «командировочные» — при выборе этих значений при заполнении запрашиваются суммы начисленные только по соответствующим видам начисления. Это основные варианты заполнения данного поля.

Далее нажимаем кнопку «Заполнить» и табличная часть документа заполняется всеми сотрудниками, которым не была выплачена зарплата в указанном месяце начислений. Можно выполнить заполнение сотрудниками по определенному условию «Подбор по условию» или списком «Подбор по списку», а также добавить вручную.

Обычно на практике делается следующим образом. Расчетчик создает документы «Зарплата к выплате» для всех сотрудников. Документ записывает, но не проводит. Из документа распечатывается одна из форм (Т-53 или Т-49) и отдается кассиру.

Кассир по этому списку выплачивает заработную плату и сотрудники расписываются напротив своих фамилий. Далее кассир возвращает расчетчику эту ведомость с подписями сотрудников и расчетчик устанавливает в документах «Зарплата к выплате» в поле «Отметка» значение «Выплачено» напротив каждой фамилии (можно использовать кнопку «Отметка выплаты» -> «Выплатить все», чтобы расставить это значение сразу всем сотрудникам).

Если же какой-то сотрудник не получил заработную плату, то устанавливается значение«Задепонировано».

Далее на основании проведенного документа «Зарплата к выплате» создается и проводится документ«Расходный кассовый ордер».

Если этого не сделать в 1С ЗУП, то зарплата не будет считаться выплаченной и останется задолженность организации перед этими работниками.

Итак, создаем документ«Расходный кассовый ордер» на основании «Зарплата к выплате». В созданном документе заполняются все необходимые поля автоматически.

Вручную необходимо ввести лишь поле номер РКО поскольку программа не может знать какой в бухгалтерии номер свободен на момент выплаты зарплаты. Также обратите внимание, что сумма отличается на величину задепонированой выплаты.

После проведения РКО зарплата для этих сотрудников будет считаться выплаченной. При этом документ «Зарплата к выплате» будет закрыт для редактирования. Изменить его можно только после отмены проведения «Расходного кассового ордера».

Также на основании документа «Зарплата к выплате» создается документ «Депонирование организаций» для депонированных сумм.

Выплата зарплаты через банк в 1С ЗУП

Теперь на примере тех же сотрудников разберемся как в 1С отражается выплата через банк. Также в параметрах учета должна быть снята галочка «Упрощенный учет взаиморасчетов».

Перед тем как отражать выплату через банк необходимо заполнить сведения о лицевых счетах сотрудников. Как правило организация заключает с некоторым банком договор на осуществление выплат своим сотрудникам заработной платы на пластиковые карты этого банка.

И под каждого сотрудника регистрируется лицевой счет. Эти счета и надо внести в программу. Для этого откроем форму одноименного регистра сведений.

В полном интерфейсе доступ к регистру можно получить из пунктов главного меню «Расчет зарплаты по организациям» -> «Касса и банк» ->«Лицевые счета сотрудников организации».

Пусть лицевые счета есть только у двух из трех сотрудников, которые участвуют в примере. При этом необходимо в соответствующем справочнике создать Банк и заполнить сведения о нем.

Теперь открываем документ «Зарплата к выплате». В поле способ выплаты указываем «Через банк» и указываем банк, по которому хотим выплачивать зарплату сотрудникам.Банк выбирается из справочника «Контрагенты: Банки». В общем случае банки могут быть разными, в которых у сотрудников есть карточки, хотя обычно карточки делаются централизованно всем в одном банке.

После этого жмем кнопку «Заполнить» и табличная часть заполняется теми сотрудниками, у которых есть начисленные и невыплаченные суммы, а также теми, кому мы указали счета чуть раньше для этого самого банка (Иванов не попал, хотя у организации перед ним есть задолженность).

Проводим документ и на основании него создаем документ «Платежное поручение исходящее».

Все поля этого документа будут заполнены автоматически, но вручную придется заполнить номер платежного поручения, поскольку ЗУП не в курсе какие номера заняты и свободны в 1С Бухгалтерии. Также обратите внимание на два поля счет.

В первом верхнем указывается номер обычного счета организации открытого в этом банке. Для автоматического заполнения необходимо, чтобы он был указан в справочнике «Организации» для нашей организации.

А вот в поле ниже указывается так называемый «зарплатного счета», который открывается при заключении договора выплаты заработной платы через банк. На этот счет совокупной суммой поступают средства для выплаты зарплаты сотрудникам.

В программе этот счет указывается в элементе справочника «Контрагенты: Банки». Банк из этого справочника мы использовали при заполнении сведений о лицевых счетах сотрудников чуть ранее.

Проводим документ «Платежное поручение исходящее». Обращу внимание, что пока зарплата не считается выполненной.

Выгрузка платежных поручений в 1С ЗУП с помощью обработки «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам»

Теперь нам необходимо выгрузить это платежное поручение в формате XML, чтобы потом отправить через один из клиент банков на исполнение в банк. Для этого в программе есть специальная обработка«Импорт/экспорт операций по лицевым счетам».

Доступ к ней можно получить по тому же пути, что и регистр с лицевыми счетами, с которым мы работали чуть ранее. Открываем обработку и переходим на закладку «Экспорт зачисления зарплаты».

В поле «Каталог экспорта» указываем путь, куда мы хотим сохранить XML файл. Номер «Отделения» и «Номер договора» банка также придется указать вручную, почему-то программисты 1С не реализовали хранения этих данных в каком-нибудь справочнике.

В табличной части должно отражаться наше платежное поручение. Ставим напротив него галочку и жмем кнопку «Выгрузить».

В результате в указанном каталоге будет сформирован XML файл. Этот файл через клиент банк отправляется в банк. По сути он указывается, что с расчетного счета организации необходимо перечислить на зарплатный счет организации определенную сумму и распределить между лицевыми счетами, указанных сотрудников.

После того как банк выполнит это поручение, необходимо в 1С ЗУП на основании документа «Платежное поручение» создать документ «Выписка из банка на перечисление зарплаты».

Проводим этот документ и вот теперь зарплата сотрудникам считается выплаченной. Получается, что для выплаты необходимо выполнить цепочку из 3 документов:

Cегодня на этом всё! Скоро будут новые интересные материалы на zup1c.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

или вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

  • вконтакте;
  • канал;
  • одноклассники.
  • ;

С уважением, Герасимов Дмитрий!

Если Вам понравилась публикация, Вы можете сохранить ссылку на неё на своей странице в социальных сетях. Для этого используйте кнопочку «», расположенную чуть ниже.

Источник: https://www.zup1c.ru/2014/09/29/kak-otrazit-vyplatu-cherez-bank-i-cherez-kassu/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: