Ведение кассовой книги на предприятии

Содержание

Ведение кассовой книги

Ведение кассовой книги на предприятии

Базовым условием произведения современного бухгалтерского учета является ведение кассовой книги, которое строго регламентировано налоговым законодательством и соответствующими нормативными постановлениями.

Последние изменение в данную процедуру были внесены министерством финансов в 2007 году, и направлены были на максимальное упрощение и оптимизацию порядка оформления документации по кассе.

Данные нормы все еще являются актуальными, хотя в 2019 году ожидается некоторое их расширение и дополнение порядка заполнения.

Кассовая документация: функциональное предназначение и юридические нюансы

В частности, на 2019 год предусмотрены некоторые расширения в сфере определенного информационного поля, направленные на максимальную защиту осуществляемых предприятием, организацией или акционерным сообществом финансовых операций.

На сегодняшний день выделяют такие основные образцы обязательной к заполнению кассовой документации:

  • приходной ордер;
  • квитанции о получении/выдаче денежных средств;
  • расходной ордер;
  • внутренняя платежная ведомость;
  • кассовая книга.

Из перечисленного списка именно кассовая книга является наиболее универсальным образцом бухгалтерского документа, поскольку отображает весь процесс кругооборота денежной наличности внутри компании, и за ее пределы.

В 2019 году планируется внесение некоторых базовых изменений в виде регламента заполнения рассматриваемых книг. Данные инициативы уже рассматриваются в соответствующих законодательных комитетах, но окончательное утверждение данных инструкций зависит от Министерства финансов.

Стоит отметить, что, в связи с повышенными темпами информатизации современного общества, и экономических отношений в частности, в последнее время все большей популярностью пользуется метод оформления кассового учета в электронном виде.

Такая инновация способствует повышению эффективности и эргономичности процесса, ускоряет произведение базовых вычислений, и позволяет избежать большей части допускаемых по техническим причинам оплошностей.

Образец правильного заполнения данной документации в электронном виде можно получить на официальном сайте налогового управления, а также на специализированных ресурсах, число которых все время увеличивается.

Пример заполнения,  представленный на указанном сайте, содержит максимально точную и поэтапную инструкцию, позволяющую справиться с данной задачей, даже не имея предварительной подготовки.

Каждого современного бухгалтера интересует, как правильно вести кассовую книгу, чтобы избежать усложнений  с налоговым регламентом и более эффективно организовать процесс кассового учета.

Что такое кассовая книга и зачем она вам нужна?

Данная книга представляет собой журнал регистрации всех наличных денежных поступлений, имеющих место в рамках осуществления профильной деятельности конкретного предприятия или организации.

Основанием для заполнения кассовой книги являются базовые информационные данные по поступлению финансовой наличности в резерв компании илиорганизации.

Кроме непосредственной денежной прибыли, в этой книге фиксируются также некоторые операции, связанные с выдачей денежных сумм.

Например, в данном документе фиксируют выдачу заработной платы сотрудникам по дополнительной ведомости, в случае, если платежная ведомость не была заполнена по уважительным причинам.

В кассовой книге отмечаются любые изменения финансового состояния предприятия, компании или ИП в плане продвижения наличных денежных ресурсов в течении дня, даже если эти движения осуществляются исключительно в рамках внутренней структуры предприятия.

Порядок ведения бухгалтерского учета предполагает максимальную точность, и аккуратность в заполнении всех регистрационных полей в учетной книге. В дальнейшем данная информация может способствовать организации единой системы учета \ данных по всей компании или даже финансово-экономической отрасли.

Кроме чисто статистического значения, ведение рассматриваемых книг имеет и абсолютно практическое, утилитарное значение.

В любой момент налоговая инспекция или органы внутреннего экономического контроля могут поинтересоваться финансовыми реквизитами осуществления той или иной денежно-наличной операции предприятия или ИП.

На страницах этого журнала отображены все основные пункты, имеющие сколько-нибудь существенное значение для фискальной системы и процесса регистрации финансовых доходов субъекта предпринимательства.

Строгая отчетность: надежное основание для процветающего бизнеса

Книга регистрации денежно-наличных поступлений является документом строгой финансовой отчетности. Заполнение кассовой книги требует постоянного обновления базовых реквизитов. Смена данных осуществляется ежедневно, и фиксируется в соответствующих рубриках.

В современных пособиях по бухгалтерскому учету, или даже в сети вы можете найти примеры правильного заполнения учетных книг.

Ведение данного типа деловой документации подчиняется тем же базовым правилам и установкам, что и в Российской Федерации, а также на всем постсоветском пространстве.

Впрочем, на 2019 год прогнозируется внесение некоторых изменений в образцы регламентации деятельности фискальной системы, в том числе и ведения бухгалтерского учета, как основного механизма обеспечения прозрачности и эффективности системы экономических взаимоотношений.

Особа, отвечающая за ведение рассматриваемого кассового документа, является, как правило, старшим кассиром, или бухгалтером предприятия или организации. В случае, если субъект предпринимательской деятельности является индивидуальным предпринимателем (ИП), он обязан вести данную книгу самостоятельно.

Стоит отметить, что, начиная с 2014 года, для ИП процедура ведения учетной документации значительно упрощена.

Из образцов ведения данных журналов исчезли многие рубрики, заполнение которых являло собой достаточно трудоемкий и длительный по времени процесс, в то время как в информационном плане эти данные не представляли особой ценности.

Заполнение: алгоритм и особенности процесса

Кассовая книга как документ строгой финансовой отчетности подвергается строгой регламентации, поэтому его ведение осуществляется соответственно с четко определенными нормативными постановлениями.

Кассовая книга заполняется согласно определенному порядку.

  1. Во-первых, кассовая книга существует в едином экземпляре. Ее регистрируют, прошивают, а страницы нумеруют.
  2. Нумерация страниц подтверждается подписью руководителя предприятия, главным бухгалтером или ИП.
  3. Никакие помарки или исправления в кассовой книге не допускаются.
  4. В случае если ошибки в заполнении все же были допущены, их исправление должно быть завизировано подписью старшего кассира или главного бухгалтера, и подтвержденосоответствующейпечатью.
  5. Кассовая книга является оригинальным документом, но каждая запись имеет два экземпляра, поскольку производится под копирку. Второй экземпляр воспроизводится на отрывной страничке кассовой книги. Кассир предприятия использует данную копию в качестве собственного отчета. Оригинал записи содержится в кассовой книге.
  6. Порядок внесения данных в кассовую книгу также строго регламентирован. На сегодняшний день он предполагает заполнение от 25 до 35 регистрационных полей, в зависимости от характера и сферы деятельности предприятия.
  7. Если книга ведется в электронном виде, она также должна соответствовать базовым нормативным требованиям. В конце дня заполненные страницы распечатываются и подшиваются в унифицированном формате.
  8. В случае, если предпринимателю или третьему лицу требуется определенная информация, зафиксированная в кассовой документации, ему будет предоставлена соответствующая выписка, утвержденная руководителем предприятия, организации, или главным бухгалтером. Выписка имеет хронологическое ограничение в сроке действительности, которое обычно указывается в теле данного документа.

Таким образом, кассовые книги – это образец эффективного упорядочения и унификации данных о движении финансовых потоков наличности внутри компании, а также о ее внешних взаимодействиях с другими экономическими структурами. Такой способ фиксации информации обеспечивает государственной фискальной системе максимальный и оперативный доступ к сфере контроля экономического пространства, в том числе малого бизнеса и ИП.

В то время, как книги устаревшего регламента содержали всего 25 информационных полей, обязательных для заполнения – в кассовых реестрах обновленного порядка заполнения количество таких полей выросло до 35.

Прерогативы индивидуального предпринимательства в сфере кассового учета

В то же время, для ИП заполнение отдельных регистрационных форм не является  обязательным.

В 2019 году прогнозируется дальнейшая оптимизация и упрощение процедур осуществления кассового учета, с тем, чтобы создать максимально благоприятную площадку для дальнейшего развития и стимуляции роста малого предпринимательства и частных форм индивидуального бизнеса.

Большинство ИП и представителей малого бизнеса уже сегодня отмечают значительную либерализацию налогового законодательства и существенные смягчения в сфере производства бухгалтерского учета. Примером такого смягчения являются нормы заполнения кассовых книг, которые на 2019 г.

еще более минимизируются.

Такие виды взаимодействия государственной фискальной системы с ИП и малым бизнесом позволяют говорить о значительном повышении уровня экономической эффективности управления и контроля, а также учета внутренних и внешних денежно-наличных потоков в отечественной экономической структуре.

Скачать бланк кассовой книги формы КО-4 в формате excel

Скачать образец заполнения кассовой книги формы КО-4 в формате Excel

  • ipmaster
  • Распечатать

Источник: https://ipexperts.ru/vedenie/kassa/vedenie-kassovoj-knigi.html

Кассовая книга

Ведение кассовой книги на предприятии

Все операции по кассе организации отражаются в кассовой книге предприятия, которая ведется изо дня в день по всем видам деятельности.

Данный регистр составляет кассир на основании приходных и расходных ордеров, а правильность ее заполнения контролирует главный бухгалтер.

При проверке кассы банк и налоговые органы в первую очередь запрашивают именно этот документ, так как в нем содержится вся информация о наличных денежных потоках фирмы.

Порядок ведения кассовых операций

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Указание Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 определяет как правильно вести кассовую книгу.

Она должна быть в организации одна независимо от используемых систем налогообложения, за исключением компаний, которые выступают платежными агентами или банковскими платежными агентами в силу действия одноименных договоров. В соответствии с законодательством они должны организовать раздельный учет собственных средств и поступлений по агентским договорам.

Если фирма имеет обособленной подразделения, в нем также должна вестись отдельная кассовая книга.

При этом если подразделение имеет свой баланс, то копии листов книги, заверенные печатями и подписями в отчетные периоды передаются в головную компанию.

Если оно не выделено на отдельный баланс, то в самом структурном подразделении остаются заверенные копии, а оригиналы направляются в вышестоящую организацию.

Для индивидуальных предпринимателей возможен упрощенный порядок ведения операций по кассе, который в случае составления специальных регистров (книга доходов и расходов), разрешает не вести этот документ.

Кассовая книга заполняется на год.

В выходные и праздничные дни (если они согласно правилам внутреннего распорядка не являются рабочими), а также в дни, когда не было операций по кассе, вносить информацию в книгу не надо.

Оформление кассовой книги предприятия

В организациях должна использоваться унифицированная форма КО-4. Составление кассовой книги может осуществляться двумя способами — вручную и с использованием специализированной программы.

Для ручного заполнения применяются типографские журналы, состоящие из двух частей. Первая – вкладной лист, вторая отрываемая часть – отчет кассира.

Книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью фирмы. Она подписывается директором и главным бухгалтером.

При этом обязательно нужно указать количество листов.

Бывает два вида таких регистров с вертикальной и горизонтальной ориентациями.

В кассовой книге с вертикальной ориентацией заполняется сразу два листа: первый ручкой, второй под копирку.

С горизонтальной ориентацией необходимо согнуть лист формы КО-4 пополам, первую половину заполнять ручкой, вторую – под копирку.

Отчеты кассира (заполненные под копирку) отделяются каждый день и вместе кассовыми ордерами сдаются в бухгалтерию для проверки. Этот журнал хранится в кассе предприятия до завершения года, потом передается в архив.

Ведение кассовой книги с использованием специализированных программ предполагает распечатку работником в конце рабочего дня отчета кассира, который также скрепляется со всеми пко и рко и передается главному бухгалтеру.

По истечении отчетного года кассир отправляет на печать все вкладные листы книги, сшивает их и скрепляет подписями директора, главного бухгалтера, печатью организации.

Нумерация осуществляется программой самостоятельно, на последней странице указывается сколько всего листов за отчетный период.

Кассир на начало и на конец каждого отчетного периода считает остатки денежных средств, суммируя итого по поступлению и расходованию наличности за день.

При этом он должен проверять соблюдение лимита кассы, то есть соизмерять остаток на конец дня с максимально разрешенным размером денег, который можно хранить здесь.

Если работник кассы видит, что возможно превышение установленного норматива, он должен сдать деньги в банк. Лучше всего это делать в течение дня предварительно.

Образец заполнения кассовой книги

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Она включает титульный лист, на котором нужно заполнить информацию о названии организации (полное или сокращенное), код ОКПО и структурное подразделение.

Там же надо записать период, в течение которого оформляется этот регистр.

Вкладной лист и отчет кассира отличаются только их названиями, заполняются они совершенно одинаково.

Вверху документа указывается текущая дата, а также порядковый номер листа.

В табличной части документа делается запись об остатке денег в кассе на начало дня. Он должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня.

Далее кассир по мере совершения операций, заносит данные в соответствующие графы книги. В графе «Номер документа» записывается номер пко или рко. В следующем столбике необходимо указать Ф.И.О.

человека или наименование юридического лица и Ф.И.О. его представителя, которые являются либо вносителями, либо получателями денежных средств.

В графе «Корреспондирующий счет» заполняется соответствующий код из Плана счетов организации.

В столбцах «Приход» и «Расход» указываются вносимые или выдаваемые суммы в рублях с копейками.

Завершая день, кассир считает итоги по поступлениям и расходованию денежных средств и записывает их в строку «Итого за день».

Затем работник кассы высчитывает остаток денег на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.

После этого он сверяет фактический остаток с получившимся. Строка «в т.ч. на заработную плату, выплаты» заполняется когда производится выплата заработной платы или стипендии, и отражает остаток денег в кассе, предназначенных для оплаты труда.

Завершив проверку, кассир подписывает отчет, складывает и считает документы. В кассовой книге необходимо указать прописью количество приходников и расходников за день. Затем документы сшиваются и передаются в бухгалтерию. Проверив отчет кассира, главный бухгалтер на нем ставит свою подпись.

Особенности составления некоторых кассовых книг

В организации в зависимости от количества составляемых кассовых документов на один день может приходится несколько листов. В этом случае идет сквозная их нумерация.

Например, за 24 апреля 2015 – листы 97 и 98, за 25 апреля — лист 99.

В кассовую книгу, заполненную вручную, можно вносить исправления.

Если надо откорректировать данные, не связанные с пересчетом остатков денег, делается прочерк неправильной записи и указывается нужное значение. Исправление визируется подписями главного бухгалтера и кассира.

В случае, если исправления влияют на остаток, необходимо перечеркнуть весь лист и сделать надпись «Аннулировано».

В течение трех дней на предприятии происходит выплата зарплаты. В это время допускается превышения лимита кассы, только необходимо заполнять строку «в т.ч. на заработную плату, выплаты», выделяя отдельно суммы оплаты труда.

Кассовая книга бланк

Скачать бланк кассовой книги по форме КО-4, Word.

Бланк кассовой книги КО-4 скачать, в формате Excel.

Кассовая книга образец заполнения, скачать в формате Pdf.

Приходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер.

Источник: https://blankionline.ru/doc/kassovaya-kniga.html

Возложение обязанности ведение кассовой книги — Законники

Ведение кассовой книги на предприятии

Установить срок выдачи заработной платы работникам – 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета. 5. Проводить ревизии кассы ежеквартально в конце последнего рабочего дня каждого квартала.2 6.

Определить местом хранения наличных денег – сейфовый шкаф на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения. 7. Сохранность наличных денежных средств при их транспортировке (получении в банке и сдаче в банк) обеспечиваю лично. 8.

Настоящее решение издано в одном экземпляре, хранится на рабочем месте, указанном в п.1 настоящего решения. Индивидуальный предприниматель Петров В.В. Примечания.

1)При отсутствии наемных работников, а также в случаях, когда заработная плата выдается на участке, в цехе, ином месте осуществления производственной деятельности, индивидуальный предприниматель может определить местом проведения кассовых операций свое место жительства.

Можно установить иной срок проведения ревизии кассы. Расчет лимита при наличии выручки Приложение № 1 к приказу (решению) № от Расчет лимита остатка наличных денег на 2012 год 1.

Расчетный период: 4 квартал 2011 года – 65 рабочих дней. 2. Объем поступлений за проданные товары (работы, услуги) за расчетный период: 1 200 000 рублей.
3.

Важно

Период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег: 7 рабочих дней. 4. Лимит остатка наличных денег: 129 230 рублей (1 200 000 : 65 х 7).

2. Объем выдач наличных денег, за исключением выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: 820 500 рублей. 3.

Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера

Для этого необходимо соблюдать действующие правила и внимательно следить за предстоящими изменениями. С 01 июня 2014 года вводится новый порядок ведения кассовых операций.
Он значительно упростится.

  • В кассовой книге уменьшится количество реквизитов. Не надо будет проставлять номера счетов.
  • Заполнение формы приходного и расходного ордера станет более простой.
  • Отменят лимит наличных.
  • Отменят обязанность вести кассовую книгу.

Но пока еще действуют правила, когда при ведении кассовых операций необходимо заполнять кассовую книгу, отражать все наличные операции ИП (ООО), составлять кассовые документы: приходные кассовые ордеры (ПКО), расходные кассовые ордеры (РКО) и соблюдать лимит расчёта наличными средствами.
Предписания и правила заполнения трудовых книжек работников. Прием на испытательный срок: что нужно знать работодателю.

На кого можно возложить обязанности кассира

Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.

Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.

Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.
Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:

  • проверка нумерации кассовой книги;
  • изучение ведения журнала;
  • сверка кодов по фирме;
  • проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.

Нюансы в обособленных подразделениях Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.

Правила ведения кассовых операций

Внимание

При необходимости, используются субсчета, такие как:

  • учет поступления и расхода денег в национальной валюте
  • перемещение средств по различным кассам, если их несколько
  • перемещение денежных документов

По счету «Касса» проводится синтетический учет операций. Он позволяет отследить все движение наличных средств.

Аудиторская проверка кассовых операций Проверку порядка кассовой дисциплины осуществляет налоговый инспектор.

Как правильно вести кассовую книгу в 2018 году

Но если такие предосторожности директор считает лишними, то в положении можно лишь назвать место, где работает кассир. Например, помещение бухгалтерии или кабинет № 4 (см.

образец положения о ведении кассовых операций выше).

Кто в компании кассир (3). Руководителю надо решить, кто в организации ведет кассовые операции, то есть работает кассиром (п. 4 Указания № 3210-У). Выбрать этого человека можно только из числа работников компании.

Например, нельзя назначить кассиром сотрудника специализированной организации, которой компания передала ведение бухучета. А вот из работников можно выбрать кого угодно.

Так, если в компании по штатному расписанию нет должности кассира, директор может назначить им хоть главбуха, хоть секретаря.

Главное установить ему должностные права и обязанности кассира и ознакомить его с этими правами и обязанностями.

В положении надо предусмотреть, как именно заверяется эта копия (п. 6.1 Указания № 3210-У). Самый простой вариант — кассир делает эту копию, ставит на ней дату и подпись.

Ссылка на правила расчетов с подотчетниками (8). В положении лучше всего сделать ссылку на отдельный документ, в котором можно подробно расписать правила расчетов с подотчетниками. Например, на соответствующее положение или приказ руководителя.

Ведь помимо кассовой дисциплины необходимо урегулировать множество моментов, связанных именно с подотчетниками.

Скажем, определить конкретных сотрудников, которые будут тратить деньги компании, перечень тех документов, что подотчетники должны прикладывать к авансовому отчету по тем или иным покупкам, в каком случае компания не возмещает им расходы и т.

д.

Возложение обязанности ведение кассовой книги

Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса обязаны:

  • определить лимит остатка денег, находящихся в кассе. Высвобожденные средства сверх установленного лимита должны должны храниться на банковских счетах
  • все операции по кассе оформлять приходным (ПКО) и расходным (РКО) кассовым ордером.

    В наличии должны быть все необходимые кассовые документы

  • ежедневно вести кассовую книгу. Вносить в нее все записи, т.е. производить полное оприходование денежной наличности в кассу
  • руководитель организации (индивидуальный предприниматель) обязан обеспечить организацию полным ведением кассовых операций
  • не допускается накопление наличных свыше установленного лимита.

    Исключением могут быть дни выплаты зарплаты и выходные (нерабочих праздничных дни), если велись кассовые операции.

Сохранность наличных средств обеспечивается своими силами.

Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:

  1. Кто контролирует ведение КО-4.
  2. Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
  3. Какое количество журналов должно быть на предприятии.

Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами? Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб. На кого возлагается контроль за ведением КО-4 Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.

Унифицированная форма журнала была утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88.

В кассу деньги должны поступать в день составления приходного ордера. В противном случае, он является недействительным. Своевременное составление ордера – один из пунктов соблюдения кассовой дисциплины.

Расходный кассовый ордер используют для выдачи наличных из кассы.Он заполняется непосредственно перед выдачей денежных средств. Сумма вписывается от руки самим получателем. 2. Вся информация заносится в кассовую книгу.

Она должна заполняться регулярно и своевременно. Это обязательный документ. Не играет никакой роли, применяется кассовый аппарат или нет.
Тщательное ведение кассовой книги – это, прежде всего, кассовая дисциплина, которая должна строго соблюдаться.

Источник: http://advokat55.com/vozlozhenie-obyazannosti-vedenie-kassovoj-knigi/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: