Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли

Особенности налогообложения командировочных расходов, Комментарий, разъяснение, статья от 15 января 2010 года

Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли

Российский налоговыйкурьер, N 1-2, 2010 годРубрика: Налоговое администрированиеПодрубрика: Налогообложение отдельных операцийКузнецова М.С.,

эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Командировочные расходы -это один из видов расходов, типичных для любой организации. Причемнередко они достигают значительных размеров.

Рассмотрим, какучитывать подобные затраты, ведь бухгалтеру нужно не толькоправильно рассчитать суммы, возмещаемые командированному работнику,но и корректно начислить налоги

Служебная командировка -это поездка работника по распоряжению работодателя на определенныйсрок для выполнения служебного поручения вне места постояннойработы. Такое определение приведено — в статье166 Трудового кодекса. Работником признается физическое лицо,вступившее в трудовые отношения с работодателем (ст.20 ТКРФ). Следовательно, в служебную командировку могут направлятьсякак сотрудники, для которых данное место работы является основным,так и работающие по совместительству.

Если с работникомзаключен гражданско-правовой договор, его служебная поездка неявляется командировкой. Кроме того, не признаются командировкамислужебные поездки сотрудников, постоянная работа которыхосуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст.166ТК РФ).

Поездка работника,направляемого в командировку в обособленное подразделениекомандирующей организации (представительство, филиал), находящеесявне места его постоянной работы, также признается командировкой.Это указано в пункте 3Положения об особенностях направления работников в служебныекомандировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008N 749 (далее — Положение). Названный документ применяется с 25октября 2008 года.

Составрасходов на командировки, признаваемых в целях налогообложенияприбыли

Примерный переченьрасходов на командировки, которые организация может учесть прирасчете налога на прибыль*, приведен в подпункте12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В него, в частности,включены:

расходы на проездработника к месту командировки и обратно к месту постояннойработы;

расходы на наем жилогопомещения и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах(за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах или вномере, а также расходов за пользованиерекреационно-оздоровительными объектами);

суточные или полевоедовольствие;

аэродромные сборы**,сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иноготранспорта, за пользование морскими каналами, другими подобнымисооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

______________

*О принятии к вычету «входного» НДС по командировочным,представительским и нормируемым расходам читайте в РНК, 2009, N 21.- Примеч. ред.

** Переченьаэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживаниевоздушных судов эксплуатантов Российской Федерации в аэропортах ивоздушном пространстве Российской Федерации установлен приказом Минтранса России от 02.10.

2000 N110.

Вслучае направления работника в зарубежную служебную командировку всоставе командировочных расходов можно дополнительно учесть расходына оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иныханалогичных документов, а также консульские сборы.

Обратите внимание, чтоприведенный перечень расходов на командировки не являетсяисчерпывающим. То есть организация вправе учесть и другие расходы,непосредственно связанные с командировкой работника (например,плату за бронирование номера в гостинице), при условии, что онисоответствуют требованиям пункта 1статьи 252 НК РФ.

Расходы накомандировки должны быть экономически оправданы, документальноподтверждены и осуществлены для деятельности, направленной наполучение дохода (п.1ст.252 НК РФ)

Остановимся подробнее наособенностях учета в целях налогообложения прибыли отдельных видовкомандировочных расходов и проанализируем конкретные ситуации изпрактики.

Расходы на проезд

Расходы на проездработника к месту командировки и обратно к месту постоянной работыпризнаются в целях налогообложения прибыли в фактическом размере.При этом не важно, каким именно видом транспорта общего пользованиядобирался работник — воздушным, железнодорожным, автомобильным,речным или морским.

Местомпостоянной работы считается место расположения организации(обособленного структурного подразделения организации), работа вкоторой обусловлена трудовым договором (п.3Положения)

Впункте12 Положения уточнено, что в состав указанных расходоввключаются также:

затраты на проездтранспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и отстанции, пристани, аэропорта (если они находятся за чертойнаселенного пункта);

страховые взносы наобязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

оплата услуг пооформлению проездных документов;

плата за пользование впоездах постельными принадлежностями (если стоимость комплектапостельного белья не включена в стоимость проезда).

Нередко организации врамках одной служебной командировки направляют своих работниковсразу в несколько организаций, расположенных в разных городах(населенных пунктах). Например, сотрудник компании, расположенной вСанкт-Петербурге, командируется сначала в Челябинск, а затем вНовосибирск, откуда возвращается к месту постоянной работы.

Вподобной ситуации у организации возникают расходы на проезд изодного населенного пункта в другой (из Челябинска в Новосибирск).При наличии подтверждающих документов такие расходы она тоже можетучесть при расчете налога на прибыль. Основанием является пункт 12Положения. В нем говорится, что при направлении работника внесколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, всоставе расходов на проезд отражаются, в частности, затраты напроезд командированного сотрудника из одного населенного пункта вдругой.

Расходы на проживание в командировке

Сотрудникам, направленнымв служебную командировку, организация обязана также возместитьрасходы по найму жилого помещения. Это установлено в пункте11 Положения.

Порядок и размеры возмещения расходов напроживание в командировке определяются коллективным договором илилокальным нормативным актом (ст.168ТК РФ и п.11Положения).

К подобным документам относятся положение онаправлении работников в служебные командировки, правилавнутреннего трудового распорядка, приказ или распоряжениеруководителя организации.

При приемена работу (до подписания трудового договора) работодатель обязанознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудовогораспорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственносвязанными с трудовой деятельностью работника, коллективнымдоговором (ст.68 ТКРФ)

Во время командировокработники обычно останавливаются в гостиницах либо в специальноарендованных квартирах.

Если в локальном нормативном документеоговорена предельная сумма затрат на проживание, возмещаемаяработнику, то при расчете налога на прибыль организация включает врасходы лишь сумму, не превышающую данного ограничения.

Обратите внимание:некоторые виды расходов на оплату дополнительных услуг, оказываемыхв гостиницах, не могут быть учтены в целях налогообложения.

Эторасходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами(сауной, тренажерным залом, бассейном, услугами парикмахерской илиspa-салона), оплата услуг носильщика, химчистки, уборки в номере*,а также расходы на питание и обслуживание в барах и ресторанахгостиницы, выделенные в счете гостиницы отдельной строкой.Основанием являются пункт 1статьи 252 и подпункт12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

________________

*Аналогичное мнение высказал Минфин России в письме от 03.07.2006 N03-03-04/2/170.

Вместе с тем такиедополнительные услуги, как бронирование номера*, пользованиетелевизором, холодильником, сейфом, утюгом в гостинице, уменьшаютналогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

________________

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902211640

Командировочные расходы в налоговом учете

Расходы на командировки для целей налогообложения прибыли

Заключить контракт с зарубежными партнерами, закупить оборудование или организовать работу филиала в другом регионе — эти и многие другие производственные задачи можно решить только отправив сотрудников в командировку.

Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете

При этом работникам возмещают расходы на проживание в гостинице, проезд и, кроме того, выплачивают суточные.

Перед бухгалтером фирмы встает вопрос: в каких регистрах налогового учета их нужно отразить? Можно ли не вести регистры, а использовать для расчета налога на прибыль данные бухгалтерского учета? Ответы на эти вопросы вы узнаете из нашего материала.

Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?

Скажем сразу, что учесть при налогообложении расходы на командировку вы сможете только в том случае, если поездка связана с деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы. На это указано в п.9 разд.5.

4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль организаций». Но сначала давайте разберемся, какие затраты организации считаются командировочными. Для этого обратимся к п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ.

Здесь сказано, что в состав прочих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, включают следующие затраты: на проезд к месту командировки и обратно, на проживание в гостиницах, суточные, на оформление виз, паспортов и приглашений.

Кроме того, к командировочным расходам относят различные сборы: консульские, аэродромные, за право въезда, транзита и т.д. На самых распространенных из них остановимся подробнее.

Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это стоимость билетов на самолет или поезд. А также деньги, уплаченные за услуги по предварительной продаже (бронированию) билетов и за страховку пассажиров.

Кроме того, это оплата постельных принадлежностей в поездах и проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений.

Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. То есть у вас на руках должны быть билеты, квитанции и другие документы.

А как быть, если, скажем, билеты утеряны, но директор все же решил оплатить проезд командированному? В этом случае учесть затраты на проезд при налогообложении вам не удастся.

Впрочем, можно обратиться в кассы вокзала или в авиакомпанию, где покупали билеты. И если вам там помогут — выпишут документы, подтверждающие, что работник действительно купил билеты, тогда, рассчитывая налог на прибыль, можно будет на их стоимость уменьшить доходы.

Теперь поговорим о затратах на проживание в гостиницах. Сюда же относят и стоимость дополнительных услуг, оказываемых отелями. Скажем, суммы, потраченные в парикмахерской или прачечной гостиницы. Все расходы на проживание также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет.

Нужны лишь счета из гостиницы. А как быть с затратами на жилье, если нет подтверждающих документов? Если речь идет о командировках в России, то бухгалтер должен возместить работнику расходы из расчета 12 руб. в сутки (Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729).

Если же ваш сотрудник не привез соответствующие документы из-за рубежа, тогда нужно руководствоваться нормами, указанными в Приказе Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Правда, учесть такие расходы при налогообложении вы, разумеется, не сможете.

Ведь расходы на жилье, возмещенные командированному, документами не оформлены.

Теперь о суточных. Их размер для целей налогообложения нормируется. Норматив установлен Правительством РФ в Постановлении от 8 февраля 2002 г. N 93. Здесь сказано, что организация вправе выплатить своему работнику не более 100 руб.

за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок — здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США (Приказ Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н).

Отразить суточные в налоговом учете несложно. Вам достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода.

Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают.

Как получить данные о командировочных расходах из бухучета для расчета налога на прибыль?

В этом случае нужно взять дебетовый оборот субсчета «Командировочные расходы» счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или счета 44 «Расходы на продажу»).

Однако может быть, что командировка связана с покупкой какого-то имущества, скажем, партии материалов, и расходы на командировку включены в их стоимость.

Ведь на счете 10 «Материалы» учитываются все фактические затраты по приобретению материалов.

В этом случае нужно взять сумму, списанную с кредита субсчета «Расчеты по командировочным» счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 10 «Материалы».

Однако суммы командировочных расходов, которые взяли из бухучета, для целей налогообложения придется скорректировать. Ведь в бухгалтерском учете суточные не нормируются.

Значит, суммы, отраженные там, нужно уменьшить на сверхнормативные суточные, а также на те расходы командированного, которые не подтверждены документами. Для этого составляют специальный расчет.

Его можно составить в произвольной форме.

Пример 1. ЗАО «Продэкспорт» 23 мая 2003 г. направило своего сотрудника, Лалетина А.П., в Венгрию на 4 дня (с 23 по 26 мая 2003 г.). Цель командировки — заключить контракт на импорт в Россию консервированных овощей.

В приказе руководителя было сказано, что при командировках в Венгрию работникам выплачивают суточные из расчета 53 долл. США в день (то есть в пределах установленных норм), а по территории России — 500 руб. Сотруднику выдали аванс — 600 долл. США и 25 000 руб.

23 мая 2003 г., когда валюту получили в банке и выдали ее работнику, курс доллара США, установленный Центральным банком РФ, составил 30 руб. 83 коп. Такой же курс сохранился и на день, когда был утвержден авансовый отчет (26 мая 2003 г.).

Вернувшись из командировки, Лалетин А.П. представил в бухгалтерию: отчет (форма N Т-10а) о выполнении задания, копию загранпаспорта, авиабилет Москва — Будапешт — Москва стоимостью 23 700 руб.

А вот документа, подтверждающего расходы на проживание, то есть счета из гостиницы, у Лалетина А.П. не было.

Поэтому бухгалтер рассчитал расходы по найму жилого помещения исходя из норм, установленных Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Для командировок в Венгрию эта норма составляет до 75 долл. в сутки.

Итого затраты на проживание составили 300 долл. США (4 дн. x 75 USD), а суточные за рубежом — 159 долл. США (53 USD x 3 дн.).

Всего работник израсходовал:

  • 23 700 руб. — стоимость билета на самолет;
  • 500 руб. — суточные за день прибытия в Россию;
  • 4901,97 руб. (159 USD x 30,83 руб/USD) — суточные за рубежом;
  • 9249 руб. (300 USD x 30,83 руб/USD) — затраты на проживание в гостинице.

То есть бухгалтер включил в общехозяйственные расходы предприятия командировочные в сумме:

23 700 руб. + 500 руб. + 4901,97 руб. + 9249 руб. = 38 350 руб. 97 коп.

В учетной политике для целей налогообложения записано, что налогооблагаемая прибыль рассчитывается путем корректировки данных бухгалтерского учета. А отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, первое полугодие и 9 месяцев.

Чтобы упростить пример, предположим, что больше в первом полугодии командировок не было.

В бухгалтерском учете ЗАО «Продэкспорт» были сделаны записи.

23 мая 2003 г.:

Дебет 71 Кредит 50

  • 25 000 руб.

    — выданы Лалетину А.П. деньги в рублях на командировочные расходы;

Дебет 71 Кредит 50

  • 18 498 руб. (600 USD x 30,83 руб/USD) — выдана Лалетину А.П. валюта на командировочные расходы.

26 мая 2003 г.:

Дебет 50 Кредит 71

  • 800 руб. (25 000 — 23 700 — 500) — внесены в кассу оставшиеся рубли;

Дебет 50 Кредит 71

  • 4347 руб. 03 коп. ((600 USD — 159 USD — 300 USD) x 30,83 руб/USD) — внесена в кассу неизрасходованная валюта;

Дебет 26 субсчет «Командировочные расходы» Кредит 71

  • 38 350 руб. 97 коп. — включены в состав общехозяйственных расходов затраты на командировку в Венгрию.

Чтобы скорректировать данные бухучета для целей налогообложения, бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» составил следующий расчет.

Корректировка командировочных расходов для целей налогообложения за первое полугодие 2003 года

N
п/п
Показатели Сумма,
руб.
1 Общехозяйственные расходы, списанные с кредита субсчета «Командировочные расходы» счета 26 в дебет субсчета «Себестоимость продаж» счета 90,

в том числе:

1.1 — расходы на проезд 23 700
1.2 — затраты на проживание 9 249
1.3
1.4
суточные — по России

— за рубежом

500
4 901,97
Итого по строке 1: 38 350,97
2 В целях налогообложения сумма командировочных
расходов уменьшается на:
а) сумму, превышения фактически выплаченных суточных над их нормативной величиной

по территории России (100 руб/сут.)

400
б) сумму превышения фактически выплаченных суточных над их нормативной величиной за границей (по нормам Постановления Правительства РФ

от 8 февраля 2002 г. N 93)

в) сумму возмещения затрат на жилье в России,
которые документами не оформлены
г) сумму возмещения затрат на жилье за границей,
которые документами не оформлены
9 249
Итого по строке 2: 9 649
3 Командировочные расходы, учитываемые при
налогообложении прибыли (строка 1 — строка 2)
28 701,97

Бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» 28 701,97 руб. покажет по строке 010 Приложения N 3 к листу 02 Декларации по налогу на прибыль организаций за первое полугодие 2003 г.

Как отразить командировочные расходы в регистрах налогового учета, которые рекомендует МНС России?

Теперь рассмотрим, как отразить командировочные расходы организации, которая ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского. В этом случае часто применяют регистры, которые разрабатывают по рекомендациям МНС России. Их можно найти на сайте в Интернете по адресу www.nalog.ru/system.shtml.

Как мы уже отмечали, командировочные расходы отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Поэтому в налоговом учете сумму, которая уменьшает налогооблагаемый доход, нужно указать в Регистре учета прочих расходов. А как определить такую сумму? Специального регистра для расчета этой величины МНС России не предлагает.

Поэтому расчет можно оформить в произвольной форме. А уже из этого расчета информацию переносят в регистр.

Пример 2. Изменим условия примера 1.

Предположим, что ЗАО «Продэкспорт» ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского в регистрах, разработанных по рекомендациям МНС России.

В конце мая 2003 г. бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» составил справку:

——————————————————————¬¦ Расчет величины командировочных расходов, ¦¦ которая уменьшает налогооблагаемые доходы ¦¦ за полугодие 2003 г. ¦¦ ¦¦ 1. Фактические командировочные расходы — 38 350,97 руб. ¦¦ 2.

Суточные, которые превышают норматив, — 400 руб.¦¦((500 руб. — 100 руб.) x 1 дн.). ¦¦ 3. Затраты на проживание, рассчитанные по нормам и н妦подтвержденные документами, — 9249 руб. ¦¦ 4.

Сумма командировочных расходов, учитываемая в целях¦¦налогообложения в составе прочих расходов, связанных с¦¦производством и реализацией, — 28 701,97 руб. (38 350,97 — 400 -¦¦9249).

¦¦ Расчет составил ¦¦главный бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» Оботнина Ж.О.¦

L——————————————————————

Источник: https://warmedia.ru/%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%85%D0%BE%D0%B4%D1%8B-%D0%B2-%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%BC/

Понравилась статья? Поделить с друзьями: