Оформление кассовой документации в магазине

Документальное оформление кассовой наличности

Оформление кассовой документации в магазине

Документальное оформление операций по кассе приводит к строгому учету кассовой дисциплины. Ведение кассовой документации доверяют кассиру, с которым заключен договор материально-ответственного лица и предоставлены должностные обязанности. Не запрещено вести кассовую отчетность и руководителю предприятия.

Расходование наличных денежных средств

Коммерческие предприятия и ИП имеют право «тратить» денежные средства на следующие хозяйственные нужды:

  1. Оплата поставщикам и исполнителям за поставку товара или оказание услуг;
  2. Выплата заработной платы наемным работникам;
  3. Оплата пособий, отпускных и других выплат;
  4. Расчеты с подотчетниками на основании авансового отчета;
  5. Взнос наличных денежных средств на личный расчетный счет для расчета с контрагентами, по налогам, взносам и т.д.;
  6. Другие выплаты, связанные с хозяйственно-коммерческой деятельностью компании и ИП.

Нововведение в кассовой дисциплине

В 2017 году произошли существенные изменения в бухучете. Этого коснулось и правил ведения кассовой документации для юрлиц и ИП:

  • Обычный порядок– для юридических лиц, исключение: банковские учреждения;
  • Упрощенный – для ИП и малых организаций.

Обычный порядок ведения кассы для юрлиц

Все юрлица обязаны вести контроль поступлений и расходования наличных денежных средств по кассе. Лимит кассы определяет каждое юрлицо самостоятельно по двум критериям:

  1. По выручке (показатели берутся сроком не более 92-х рабочих дней);
  2. По выданной наличности (кроме: зарплаты, стипендии и других социальных выплат).

Оформлять кассовые документы можно как в письменной форме, так и электронно.

 Обособленным подразделениям разрешено сдавать кассовые книги один раз в год для подготовки финансово-хозяйственной отчетности компании.

Утверждает подписью документы главный бухгалтер, кассир или приходящий бухгалтер, оказывающий услуги по договору найма.

Упрощенный порядок ведение кассы для ИП

Предприниматели могут не вести кассовые документы и соблюдать лимит кассы. ИП руководствуются ведением налогового учета доходов и физических показателей, характерных для их вида деятельности.

Учтите, что у ИП при наличии кассира увеличивается риск злоупотребления служебным положением без ведения кассовой отчетности.

Бланки форм кассовых документов

Бланки контроля наличности денежных средств не изменились. В состав их входят следующие формы:

  • Ф. №КО-1 — приходный ордер;
  • Ф. №КО-2 — расходный ордер;
  • Ф. №КО-4 — кассовая книга;
  • Ф. КО-5 — книга учета денежных средств;
  • Расчетно-платежная ведомость (Т-49, Т-53).

Прием наличных КО-1

При поступлении наличности в кассу, кассир обязан пересчитать наличность в присутствии лица, вносящего денежные средства. Выписав ПКО или распечатав, ставят роспись кассир и главный бухгалтер. На квитанции от ПКО утверждают печатью организации и отдают лицу, которое внесло наличность в кассу компании.

При применении ККТ или БСО в конце рабочего дня фиксируют общую сумму продажи в приходном ордере. Основанием служит контрольная лента ККТ или корешки квитанций БСО.

Образец заполнения формы №КО-1:

Расход наличности в кассе КО-2

По расходному документу наличности законодатели внесли некоторые изменения:

  1. Выдача одного расходного ордера в конце рабочего дня, если в организации есть ККТ;
  2. Кассир обязан сверить подписи главного бухгалтера и директора по образцам подписей при составлении КО-2 на бумажном носителе;
  3. При заполнении в электронном виде, необходима ЭЦП (электронно-цифровая подпись);
  4. Выдача подотчетнику по приказу руководителя, без заявления от подотчетного лица;
  5. В подотчет разрешено выдавать денежные средства, даже если подотчетник имеет задолженность.

Необходимо прописать порядок выдачи подотчетному лицу в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Распоряжаться денежными средствами кассир имеет право только по расходным документам:

  • Выдача под отчет — при наличии приказа от директора с указанием сумм, назначения и ФИО подотчетного лица;
  • Оплата за поставленный товар – доверенность от поставщика на получение денежных средств;
  • Возврат покупателю – квитанция или БСО;
  • Взнос наличными в банк – банковская квитанция.

Образец заполнения РКО:

Свод информации по кассовым документам

Весь первичный учет кассовых операций фиксируется в книге КО-4. Формируется она каждый день, если есть движение по кассе. Ответственным за заполнение кассовой книги лежит на кассира и главного бухгалтера. КО-4 может быть заполнена как в письменном виде, так и электронно в бухгалтерской программе.

Составим кассовый отчет за один день:

Применение формы КО-5

Применяется эта книга, если в организации работают несколько кассиров или есть отдельные подразделения.

Над ними назначается старший кассир, который в начале смены выдает наличные денежные средства, а сдают остаток наличности в конце рабочего дня под его роспись.

Все перемещения наличности фиксируется в книге учета движения средств.

Кассовые документы оформляются в бумажном виде с подписями ответственных лиц или электронном формате с ЭЦП. В КО-1 и КО-2 исправления не допускаются. Если исправления допущены в других кассовых документах, то необходимо заверить подписью исправившего лица и дату исправления. 

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/kassovye-operacii/kassovaya-dokumentaciya.html

Документы операционной кассы

Оформление кассовой документации в магазине

Авторы:

Елена Кузьмина, Юлия Азарова

группа компаний «Юриспруденция Финансы Кадры»

Обратите внимание, статья опубликована более двух лет назад (15 лет, 4 месяца, 16 дней). За это время, законодательство могло измениться. Уточнить актуальность данной информации вы можете у наших специалистов, тел.: +7 (495) 287-16-75, 287-16-76.

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г.

№ 54-ФЗ (далее — Закон о ККТ) при продаже товаров наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт осуществляются с применением контрольно-кассовой техники.

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104) действуют лишь в части не противоречащей Закону о ККТ.

Прием и выдачу наличных денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизию кассы и контроль за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины производят в соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утверждены положением Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П) и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее – Порядок [*]).

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждены формы первичной учетной документации (КМ), — они обязательны, в том числе для организаций, торгующих в розницу.

Перечень форм первичной документации для учета кассовых операций в торговле опубликован в рубрике «Справочник» № 1, 2003, стр. 86.

В общем случае магазину розничной торговли при наличных и приравненных к ним расчетам надо действовать по схеме:

Журнал кассира-операциониста

Основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина, — журнал кассира — операциониста (форма № КМ-4). Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно.

Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведет кассир — операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой.

Записи подтверждают подписями кассир администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При оформлении трудности обычно возникают в ситуациях, когда приходится оформлять операции оплаты пластиковыми картами и возврат товара. Рассмотрим на примерах заполнение формы № КМ-4 для различных случаев.

Расчеты денежными средствами и кредитными картами

Если покупатели расплачиваются с помощью кредитных карт, то чек пробивать нужно, хотя наличные деньги и не поступают в кассу. Как отразить такую операцию в документах кассы?

ПРИМЕР 1

ООО «Лотос» торгует в розницу хозяйственными товарами и имеет один кассовый аппарат. На нем работает кассир-операционист Максимова Н.А.

, с которой заключен договор о полной материальной ответственности.

В ее обязанности входит, в частности, ведение журнала кассира-операциониста, составление справки-отчета кассира-операциониста (форма № КМ-6) и составление акта о возврате денежных сумм покупателям.

Показания денежного счетчика фирмы ООО «Лотос» за 1 июля 2004 года равны: на начало дня – 80 525 руб.; на конец дня – 95 266 руб.; сумма выручки за день составила:

95 266 руб. — 80 525 руб. = 14 741 руб.

Два покупателя расплатились за товар с кредитных карт, а не наличными. В этом случае все равно необходимо пробить чек. Деньги, списанные с карт, поступают на расчетный счет организации, а не в кассу, но фигурируют в Z-отчете.

Поэтому итоговая сумма по Z-отчету не совпадает с фактической наличностью. Выручка от продажи хозтоваров, которые были оплачены пластиковыми картами, составила 6385 руб.

Следовательно, денежная сумма, которая фактически находится в кассе, равна:

14 741 руб. – 6385 руб. = 8356 руб.

В конце рабочего дня (смены) после того как Максимова Н.А. пробила итоговый чек (Z отчет), ей необходимо заполнить журнал кассира-операциониста. В нем отражают показания счетчиков и сумму дневной выручки. Прежде всего, заполняют графу 1, где указывают дату снятия отчета.

В графу 2 вписывают номер отдела (секции), по которому пробита выручка. В графе 4 кассир указывает порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (Z-отчета).

Показатели в столбце 5 заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт.

В графу 6 переносят показания денежного счетчика на начало дня. В нашем примере эта сумма составила 80 525 руб. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и администратора организации (столбец 8). На конец рабочего дня показания денежного счетчика составили 95 266 руб.

Эту сумму следует занести в графу 9 журнала. Разница между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены) 14 741 руб. — это сумма выручки за рабочий день, которую необходимо вписать в графу 10.

В графе 11 журнала отражают выручку за рабочий день (смену), сданную наличными в кассу предприятия (8356 руб.). Сумму, оплаченную по кредитным картам, следует занести в графу 13 журнала кассира-операциониста, а в графе 12 отмечают, каким количеством чеков оплачены такие покупки.

Все данные в конце рабочего дня (смены) заверяют подписями ответственные лица (графы 16,17,18).

Бухгалтер магазина составил приходный ордер только на ту сумму, которая фактически находится в кассе (письмо Управления МНС России по г. Москве от 25 октября 2002г. № 29-12/51251) и отразил операцию следующими проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— 8356 руб. – внесены наличными денежные средства от покупателей;

ДЕБЕТ 57 субсчет «Оплаты платежными картами» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— 6385 руб. – приняты оплаты по пластиковым картам;

А после получения выписки банка:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57 субсчет «Оплаты платежными картами»
— 6385 руб. — зачислены денежные средства, оплаченные с карт, на расчетный счет.

Оформление возврата денежных сумм

Покупатели могут вернуть товар как в день его покупки, так и позже. Оформление возврата денежных средств из кассы в этих случаях будет разным.

Возврат в день продажи

Если возврат товара производится в день его продажи, то никаких проводок делать не нужно, так как в учете изначально не отражается факт реализации возвращенного товара.

Сумму возврата кассир отражает в графе 15 журнала. Возврат денег из кассы кассир может осуществить только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующую покупке сумму.

Руководитель организации должен подписать чек – это разрешение кассиру сделать возврат денег из кассы.

В конце рабочего дня (смены) составляют Акт по форме № КМ-3 (Подробнее об оформлении акта возврата денежных сумм покупателям читайте в приложении № 2, 2003, стр. 75.) в одном экземпляре.

Если при возврате товара надлежащего качества у покупателя не сохранился чек или какие-либо другие документы, подтверждающие факт покупки в этом магазине, то возврат денег непосредственно из кассы невозможен.

Но отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара, вовсе не основание для отказа в удовлетворении его требований о возврате денег за некачественный товар.

Как же поступить в такой ситуации? Лучшим решением будет возврат денег не из операционной, а из главной кассы предприятия на основании заявления покупателя, заверенного подписью руководителя магазина.

Возврат в этом случае оформляют не актом по форме № КМ-3, а расходным кассовым ордером, на котором покупатель расписывается.

ПРИМЕР 2

Магазин ООО «Малыш» торгует детскими товарами. Кассовый аппарат обслуживает кассир Семенова А.Н. Показания денежного счетчика фирмы за 1 июля 2004 года равны: на начало дня – 388 562 руб.; на конец дня – 405 203 руб.Таким образом, сумма выручки за день:

405 203 руб. — 388 562 руб. = 16 641 руб.

Один из покупателей вернул товар надлежащего качества на сумму 2500 руб., предъявив кассовый чек. Деньги были возвращены ему из операционной кассы.

На эту сумму был составлен акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3). После этого сумма денежной наличности в ККМ получилась такой:
16 641 руб.

– 2500 руб. = 14 141 руб.

Обратите внимание, что в этом случае сумма на Z-отчете не будет совпадать с суммой сданной в главную кассу выручки. Это и не нужно. Сумма, оприходованная в главную кассу по приходному кассовому ордеру должна совпадать лишь с той, что указана в графе 11 журнала кассира-операциониста.

Возврат в последующие дни

Если возврат товара произошел не в день его продажи, то предусмотрен иной порядок действий.

Прежде всего, покупатель должен оформить заявление на возврат денег в произвольной форме. После этого составляют накладную на возврат товара и выдают покупателю деньги из основной кассы организации.

Сумма, возвращенная покупателям, не фигурирует в журнале кассира-операциониста. Акт по форме № КМ-3 не составляют.

При возврате денежных сумм необходимо составить расходный кассовый ордер и отразить операцию в кассовой книге и в бухгалтерском учете сделать сторнирующие проводки.

Заполнение справки-отчета кассира-операциониста

Еще одним документом, который нужно заполнять, является справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6).

В конце рабочего дня кассир заполняет этот документ в одном экземпляре.

В нем отражаются показаниях счетчиков ККТ на начало и конец рабочего дня (смены), сумма выручки, а так же сумма денег, возвращенная покупателям.

Отчет подписывает кассир-операционист и сдает в бухгалтерию организации вместе с выручкой за день и распечатанным Z-отчетом.

В первую графу справки вписывают порядковый номер контрольного счетчика (Z-отчета). Во второй и третьей графе указывают номер отдела, секции. Четвертую графу заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передачи машины в ремонт.

В графах 5 и 6 отражают показания контрольного счетчика на начало и конец рабочего дня (смены). В 7 графе указывают сумму выручки за день, а в 8 графе — сумму, возвращенную покупателям по неиспользованным кассовым чекам.

Бухгалтер на основании справки-отчета составляет приходный кассовый ордер на полученную сумму и делает записи в кассовой книге.

В заключении хотелось бы обратить внимание на сроки хранения документов.

Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и другие документы, которые касаются денежных расчетов с покупателями, должны хранится в течение сроков, установленных для первичных документов, но не менее пяти лет. Руководитель предприятия несет прямую ответственность за их сохранность.

[*] — Порядок утвержден письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18.

«Учет в торговле» (Отраслевое приложение к журналу «Главбух»), №3-2004.

Источник: https://www.uf-k.ru/publication/dokumenty-operacionnoy-kassy.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: