Как оформляется приходный кассовый ордер?

Содержание

Как заполнять приходный кассовый ордер для ИП и ООО: какую форму можно использовать, где ставить печать, правила и образцы заполнения

Как оформляется приходный кассовый ордер?

Кассовый приходный ордер — один из наиболее важных документов для ведения бизнеса. С его помощью фиксируется поступление денежных средств в кассу ИП и ООО.

Предпринимателям будет полезно узнать, как правильно заполнять приходный кассовый ордер, какую форму можно использовать, нужно ли ставить печать на документе.

Зачем выписывать приходный кассовый ордер

ПКО относится к числу самых важных документов, помогающих поддерживать кассовую дисциплину на предприятии. Он позволяет документально зафиксировать факт пополнения кассы наличными денежными средствами.

В каких случаях необходимо заполнение ПКО

Этот документ фиксирует следующие операции:

  • денежные переводы с различных счетов в кассу;
  • поступление прибыли от клиентов;
  • возврат невостребованных средств, выданных работнику под отчёт на те или иные цели;
  • возвращение денежных займов;
  • получение взносов от учредителей организации.

Какой бланк можно использовать

Как правило, для оформления используется форма № КО-1. Ниже представлены образцы заполнения приходных ордеров для фиксирования некоторых хозяйственных операций.

Образец ПКО для ИП и ООО

Форма № КО-1 используется в компаниях разных форм собственности

Приходный ордер, фиксирующий поступление средств от покупателей и заказчиков

ПКО, составляющийся при поступлении денег от покупателей и заказчиков

ПКО при возврате денег от подотчётных лиц

ПКО, оформляющий возврат денег от подотчётных лиц

Как заполнять форму для оприходования розничной выручки

ПКО, фиксирующий сдачу розничной выручки в кассу организации

Как оформить ПКО по всем правилам

  1. Этот документ может оформляться в едином экземпляре ежедневно в конце торговой смены на основании всех имеющихся платёжных документов (кассовых чеков, товарных чеков и прочих документов, приравненных к ним).

    Разумеется, должна обязательно присутствовать подпись ответственного лица с расшифровкой инициалов (старшего кассира или продавца). В некоторых случаях ордер может подписываться старшим бухгалтером или начальником смены.

  2. Возможно вести ПКО по отдельно взятой финансовой операции, например, при работе с покупателями или партнёрами выписывать кассовый ордер на общую сумму принятых средств. При этом в поле «Основание» следует писать, например, «Выручка от оказания коммунальных услуг».

  3. У этого документа есть два раздела. Первый — это сам ордер, а второй — это приложенная к нему квитанция.
  4. К квитанции применимы ровно те же правила, что и к основному ордеру. Кроме того, именно на ней должна стоять печать организации. Квитанция обязательно сдаётся в кассу организации.

  5. Целесообразно на квитанции ставить штамп «Получено».

Заполненный документ отдаётся в кассу. При этом следует внести его в журнал регистрации приходных кассовых ордеров, оформленный по форме № КО-3.

Кто должен подписывать документ

В приходном ордере расписываются 2 человека: кассир, принимающий наличность, и главный бухгалтер, контролирующий этот процесс.

Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки в ПКО

Разумеется, нет: поскольку это финансовый документ, никто не имеет права вносить в него исправления или допускать помарки. Если это произошло, то придётся набраться терпения и приступить к составлению нового документа со всеми необходимыми правками.

Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие ПКО

Если составить кассовый ордер с нарушением правил, его не примут к учёту. Соответственно, внесённые по нему денежные средства будут считаться излишками кассы.

Они могут вполне правомерно быть учтены в качестве прочих доходов компании.

Тогда дебиторская задолженность покупателя или подотчётного лица останется непогашенной, и ответственность за этот факт ляжет на плечи того, кто указывал в ПКО неверные сведения.

Приём денежных средств без оформления ПКО является нарушением кассовой дисциплины и карается штрафами, которые накладываются на должностное лицо в сумме от 4 до 5 тысяч рублей и на организацию в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/biznes-budni/order.html

: как заполнить ПКО по всем правилам

https://.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

ПКО или приходной кассовый ордер относится к числу наиболее значимых документов, которые обеспечивают кассовую дисциплину в компании. Он позволяет документально зафиксировать факт внесения в кассу денежных средств. Как правило, в организациях, работающих с наличностью, используется бланк формы № КО-1.

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/kak-zapolnyat-prihodnyiy-kassovyiy-order.html

Как правильно оформляется приходный кассовый ордер?

Как оформляется приходный кассовый ордер?

Что такое приходный кассовый ордер, знает любой кассир или любое другое ответственное лицо, которое имеет полномочия выполнять кассовые операции на предприятии.

Известно, что в процессе ведения своей хозяйственной деятельности многие предприятия используют наличные денежные средства. На сегодняшней день, согласно действующему законодательству, существует лимит денежных средств, которые могут размещать в кассе предприятия. Это 100 тысяч рублей.

Но кроме требований к лимиту, законодательство прописывает и правила, которые регламентируют порядок работы с деньгами. Например, использование приходного и расходного кассового ордера.

Поэтому, прежде чем приступить к выполнению своих обязанностей, кассир должен изучить инструкцию, которая объясняет порядок работы с кассой, и выучить все существующие правила.

Если говорить о том, что такое кассовое ордер и зачем он нужен, то, прежде всего, следует рассказать о том, что это документ, который показывает приход денег в кассу из любого источника. Неважно, каким образом средства поступили на предприятие, все равно нужно оформлять кассовый ордер.

Форма данного документа утверждена на государственном уровне, и изменить ее нельзя.

Кроме этого, любое самостоятельное изменение сурово карается, начиная от денежного штрафа и заканчивая судовыми разбирательствами.

Любой уполномоченный сотрудник, работа которого связана с кассовой дисциплиной, должен помнить об этом.

Какие денежные средства могут поступать в кассу?

Как уже говорилось выше, в кассу предприятия могут поступать средства, которые имеют определенное назначение. Это:

  1. Выручка. Деньги, которые были получены в результате проведения определенных торговых операций.
  2. Средства, которые были ранее выданы сотрудникам в подотчет. В этом случае имеется в виду та сумма, которая была не использована работником.
  3. Деньги, полученные в результате возмещения ущерба и возврат займа.
  4. Внесение в кассу средств, которые были сняты с расчетного счета.
  5. Добровольный взнос в уставной капитал. Сделать это может только учредитель.

Важно отметить, что оформлять ПКО нужно в обязательном порядке при внесении любых из вышеперечисленных средств.

Если же кассир принимает средства и не заполняет соответствующий бланк, то это является грубым нарушением действующего законодательства.

Образец, как правильно заполнять данный документ, можно найти на любом сайте с обучающим материалом для бухгалтеров.

Нужно сказать о том, что такое нарушение карается дисциплинарным взысканием и штрафом. Если во время проверки государственными органами обнаружится такой факт, нарушитель может получить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

При этом необходимо учитывать и тот факт, что частичное или полное неоприходование любой денежной суммы негативно отразится на бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Что, в свою очередь, приведет к искаженным данным и показателям деятельности организации.

И в случае проверки, которую совершают налоговые органы, может обнаружиться данный факт. Это является грубым нарушением и расценивается, как желание скрыть реальную картину деятельности предприятия.

Как оформлять кассовый чек?

Правильность оформления кассового чека важна для любого кассира. Для этого он должен заранее ознакомиться со всей нужной информацией и изучить пример документа.

Важно помнить, что при поступлении денежных средств оформляется ПКО в единственном экземпляре.

Категорически запрещено делать в таком документе какие-либо исправления и изменения, иначе он будет считаться недействительным.

Если заполняющий допустил подобную ошибку, то он должен сразу же создать новый документ, а этот уничтожить.

Сам документ состоит из двух частей. А именно:

  • квитанция к приходному кассовому ордеру;
  • сам ордер.

По завершении рабочего дня ордер подшивается к отчету, который сдает ответственное лицо — кассир. А вот квитанция отдается тому, кто внес эти средства в кассу.

Что же касается способов заполнения документа, то заполнение приходного и расходного кассового ордера можно выполнять как вручную, так и с помощью специальной программы.

Это могут быть разного рода онлайн-сервисы и программы, которые устанавливаются для конкретного предприятия. Например:

  • 1С;
  • Парус;
  • БЭСТ;
  • ABACUS;
  • ИНФО-Бухгалтер;
  • Галактика.

Конечно, электронный вариант оформления намного легче. Он позволяет создавать документы довольно быстро и, что немаловажно, без каких-либо ошибок.

К тому же такой способ позволяет автоматизировать процесс ведения журнала регистраций и выставления номеров на всех ПКО.

Еще очень удобным является и тот факт, что онлайн-сервисы на регулярной основе обновляются актуальной информацией.

Тем самым позволяют ответственному лицу сократить время на поиск и изучение нововведений.

Как видим, оформление приходного кассового ордера — довольно легкий процесс. Конечно, если к нему подойти грамотно и с полной ответственностью.

Если же документ создается вручную, то он должен в обязательном порядке быть подписан главным бухгалтером предприятия либо тем, кто исполняет его обязанности.

Ну и, конечно, самим кассиром. На бланке кассир должен поставить свою печать.

При этом основная часть оттиска должна находиться на отрывной части документа — квитанции, а вот край печати остается на ПКО.

После этого кассир регистрирует ордер в кассовом журнале.

Как осуществляется заполнение приходного или расходного ордера?

Если говорить об электронной системе заполнения, то здесь все происходит на автоматическом уровне. И кассиру не нужно переживать о том, что он неправильно внес какую-то информацию или написал не ту букву. А вот если ордер создается вручную, то следует быть предельно внимательным.

Первой в списке будет строка, которая содержит информацию о номере документа. Здесь важно помнить, что сама нумерация ведется на предприятии с начала года.

Все данные хранятся в журнале регистрации, поэтому следует воспользоваться им для того, чтобы правильно указать номер ПКО.

Далее указывается дата, когда создается документ.

В графе «Дебет» следует указать цифру 50, что означает «счет пятьдесят». Индивидуальные предприниматели не заполняют это строку. Причина этому состоит в том, что они вообще не используют план счетов.

В следующей строке указывает код структурного подразделения. У каждого предприятия эта информация будет разной.

А вот кредит счета нужно указать в графе, которая содержит информацию о корреспондирующем счете. При этом выбирается именно тот счет, который соответствует источнику происхождения данных денежных средств. Опять-таки, здесь нужно использовать план счетов.

Если по системе есть коды аналитического учета, то их нужно указывать в одноименной графе.

В следующей строке проставляется сумма. Здесь все просто: указывается та сумма, которую вносят.

Следующая графа содержит информацию о сумме внесенных средств. Но только в этом случае ее нужно прописывать прописью и с указанием копеек. Копейки при этом указываются цифрами.

Обязательным является и указание НДС, если таковой есть. Если налога нет, то делается соответствующая пометка. Данные заполняются цифрами.

Строка «Приложение» должна содержать информацию о документах, на основании которых делается платеж. Это может быть товарная накладная, номер договора и реквизиты счета, с которого были сняты средства.

Обязательно нужно указать, от кого именно были приняты эти деньги. Причем нужно прописывать все данные полностью, без сокращений.

Если речь идет о некоммерческой организации, то обязательно требуется указать и целевое назначение полученных денежных средств.

О чем важно помнить при проведении учета?

Многие сотрудники задаются одним и тем же вопросом о том, как заполнять приходный кассовый ордер.

Эта рабочая кассовая операция осуществляется в полном соответствии с принятыми в бухгалтерском учете стандартами.

Заполнение приходного кассового ордера происходит строго по инструкции. Поэтому, если выучить ее заранее, то никаких проблем в дальнейшем не возникнет.

Если сотрудник чего-то не знает, работодатель может направить его на курсы повышения квалификации или же обязать пройти соответствующие тренинги.

По сути, ПКО — это один из видов первичной документации. Он необходим для того, чтобы грамотно и правильно вести учет денежных средств в организации. На основании данных, которые там указаны, можно сделать вывод, кто, зачем и сколько денежных средств внес в кассу организации.

После того как бухгалтер заполняет кассовый ордер, наступает ответственность кассира: он обязан проверить правильность заполнения данных и их соответствие.

Только после этого принимаются наличные средства в кассу. Если же кассир находит какую-нибудь ошибку, то он обязан сразу же сообщить об этом и попросить переделать документ.

Это неизменное правило, и его нужно соблюдать в полной строгости.

Как быть в курсе всех нововведений в кассовом учете?

Понятно, что все требования, которые установлены на государственном уровне, рано или поздно могут меняться. Задача всех ответственных сотрудников следить за этими изменения и изучать их.

Для этого на предприятиях выписывается специальная литература и проводятся различные обучающие семинары. Чаще всего сотрудников направляют на различные обучающие мероприятия, которые проходят вне стен организации.

Это могут быть как курсы повышения квалификации, так и обычные собрания для профильных сотрудников.

Особую популярность в последнее время приобретают услуги, которые предоставляют центры по подготовке кадров и проведению аттестации. Это так называемые СРО.

Любой работодатель может заключить договор с такой фирмой и провести для своих сотрудников ряд обучающих мероприятий, а затем проверить их уровень знания посредством аттестации.

Причем эти курсы могут проходить как непосредственно на самом предприятии, так и в стенах учебного центра.

Такие семинары могут проходить и в дистанционном режиме без отрыва от основного производственного процесса, и сам сотрудник может инициировать свое обучение, если понимает, что оно ему необходимо.

В целом вариантов достаточно много. Главное — желание самого сотрудника, ну и его работодателя.

Как выявляются нарушения ведения кассового учета?

Прежде всего, любые нарушения, которые допускаются при оформлении первичной документации и ПКО в частности, выявляются после проведения любого аудита. И хорошо, если такая проверка инициирована самим работодателем.

А ведь часто аудит могут проводить сотрудники государственных органов, которые имеют на это специальные полномочия. В таком случае при выявлении любых нарушений будет выписан серьезный штраф. Выписывается он на имя ответственного лица. Могут быть и более строгие меры наказания, вплоть до подачи иска в Суд.

В свою очередь, любой работодатель накажет такого нарушителя. Поэтому, помимо денежного ущерба, нерадивый бухгалтер и кассир могут поплатиться и своей должностью.

Чтобы не допустить таких ошибок, необходимо крайне ответственно подходить к выполнению своих обязанностей, не допускать халатность и проверять документы, которые подписываются. Особенно если речь идет о денежных средствах.

И дело здесь не только в кассовой дисциплине, работа бухгалтера и кассира требует очень большой внимательности во всех вопросах. Эта группа работников на регулярной основе должна заниматься своим самообразованием и узнавать, что нового произошло в законодательной базе, которая касается их сферы деятельности.

В помощь этому могут быть различные электронные журналы, специальные сайты, посвященные этой теме, и форумы. В этом случае инициатива, которую проявляет персонал, заслуживает только поощрения со стороны работодателя.

Источник: https://vseobip.ru/kassa/prixodnyj-kassovyj-order.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: